Estruturar uma régua de cobrança eficaz é determinante para o sucesso da recuperação de crédito nas empresas.

Saber se comunicar, escolher os canais adequados, definir a frequência de contatos e tom de comunicação ajudam a orientar a dinâmica do departamento de cobrança e a garantir que todos os esforços na recuperação dos valores devidos estão sendo feitos.

Neste artigo vamos explorar a importância dessa ferramenta e como você pode estruturar uma régua de cobrança dentro da sua empresa. 

Os desafios da Inadimplência

2% é o número que vêm tirando o sono de muitos gestores financeiros do setor de pneumáticos. Estamos falando do índice de inadimplência nas empresas do segmento de pneumáticos. 

Na dinâmica de comercialização de pneus é natural que existam diversos tipos de clientes, com necessidades diferentes e capacidade de pagamento diversas. 

As vendas a prazo, além de muito comuns no segmento, são imprescindíveis para fechar negócios e incrementar as vendas.

Ainda que sua empresa tenha uma política de crédito bem estruturada e que o time financeiro utilize bons parâmetros para decidir sobre as vendas a prazo, é natural que alguns problemas com inadimplência possam surgir. 

Nestes casos, agir rapidamente pode ser determinante para recuperar os valores devidos. 

E a melhor ferramenta para ajudar neste processo de relacionamento entre empresa e devedor, é a régua de cobrança. 

O que é Régua de Cobrança

Esta é uma ferramenta muito comum dentro dos departamentos de cobrança de qualquer empresa. 

Mas afinal, o que é uma Régua de Cobrança? Nada mais é do que um roteiro elaborado pelas empresas para definir a comunicação entre o departamento de cobrança e o devedor. 

Ela define em quais dias, por quais canais e qual o conteúdo de cada mensagem e contato feito pelo time para o devedor. 

Vale lembrar que o contato não acontece somente depois dos prazos vencidos, esse é o segredo dessa ferramenta, afinal, ela começa antes mesmo de haver um título vencido. 

A Régua de Cobrança estabelece datas específicas para enviar lembretes, disponibilizar opções de pagamento e informar sobre faturas atrasadas, além de outros pontos essenciais para uma cobrança eficaz.

Como funciona a Régua de Cobrança

Para entender o funcionamento desta ferramenta, vamos apresentar um exemplo prático. 

Imagine que você efetuou a venda de 8 pneus para um caminhoneiro, com parcelamento em 6 vezes. 

O primeiro vencimento está marcado para o dia 30 do mês de março. No dia 29 você enviará um lembrete com a fatura por WhatsApp, informando prazo de vencimento e anexando o boleto para pagamento. 

No dia 30 de março você faz o envio de um SMS com o lembrete de vencimento, incluindo um aviso de que em caso de dúvidas, o setor financeiro estará disponível para ajudar. 

Se no dia 31 de março você identificar que o boleto não foi pago, pode ser um bom momento para efetuar uma ligação, lembrando seu cliente do vencimento que acabou de passar. 

Nos dias subsequentes ao vencimento, podem ser feitas tentativas de contato por diversos meios e com mensagens distintas, até obter o resultado desejado. 

É claro que aqui trouxemos apenas um exemplo e a metodologia deve ser adaptada a realidade da sua empresa, de acordo com o público que você trabalha. 

Vale lembrar que para cada perfil de cliente em sua carteira, você deverá propor uma abordagem exclusiva, levando em conta quem é o cliente do outro lado. 

Afinal, dificilmente um caminhoneiro veria um lembrete por e-mail, assim como uma grande empresa pode considerar invasivo o lembrete de cobrança diretamente no WhatsApp pessoal. 

Como estruturar uma Régua de Cobrança na sua empresa

Agora que você já entendeu o que é e como funciona a Régua de Cobrança, chegou a hora de entender os 4 passos para estruturar uma régua de cobrança na sua empresa. 

Acompanhe! 

1º Passo

O primeiro passo para estruturar a sua régua de cobrança é a subdivisão da sua carteira de clientes. 

Isso inclui separá-los por perfil, afinal, dificilmente as mensagens e canais serão iguais para perfis diferentes. 

Por exemplo, em uma distribuidora de pneus você poderia dividir seus clientes entre os perfis: Caminhoneiro, Revenda, Transportadora e Frotista. 

Assim como cada cliente tem um crédito aprovado de acordo com a sua realidade, a abordagem para cada segmento deve ser personalizada.

Você pode ainda separar seus clientes de acordo com o ticket médio, entre perfil de alto, médio e baixo valor. 

Isto porque, além de ajudar na personalização da sua régua de cobrança, ajuda a saber como conduzir o tratamento no processo de cobrança extrajudicial.

2º Passo

Agora é hora de definir o tom da abordagem. 

Vale lembrar que, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor em seu artigo 42, proíbe que o consumidor que esteja devendo seja cobrado de forma abusiva, de forma que ele se sinta constrangido ou ameaçado. 

Ou seja, na hora de realizar a cobrança é necessário se atentar ao conteúdo da mensagem, evitando o tom de acusação e partindo para uma abordagem mais branda, utilizando a estratégia de proposição e positivamente. 

Aqui, uma sugestão é evitar o uso de linguagem acusatória, substituindo o “você não pagou” ou “você está devendo”, pelo “vamos regularizar sua situação?” ou “acredito que você esqueceu de pagar seu boleto”.

Dessa forma, seu cliente receberá a mensagem com mais calma e verá que você está tentando solucionar o problema da melhor forma possível.

3º Passo 

Aqui você deverá definir a cadência das mensagens, ou seja, em quais dias e horários você tentará o contato com o cliente devedor. 

Importante ressaltar que este processo começa antes mesmo de ter um título vencido, já na fase de pré-cobrança.

Você poderá incluir uma mensagem de agradecimento pela compra e incluir um lembrete de pagamento um dia antes do vencimento.

No dia do vencimento, deverá enviar uma nova mensagem com o boleto anexado, tentando garantir que o título seja quitado no prazo.

Após identificado o cliente inadimplente, inicia-se a fase de cobrança, que pode começar a partir do 1º dia de vencimento, incluindo uma ligação de acompanhamento.

Nela você poderá explicar o motivo do contato, demonstrando interesse nos motivos do atraso e oferecendo soluções de pagamento flexíveis. 

A quantidade de tentativas dependerá do seu modelo de negócios e do perfil do cliente abordado, podendo avançar até 15 dias antes de uma notificação extrajudicial, 45 dias para inclusão do CPF em órgãos de proteção ao crédito e até 90 dias até o ingresso com um processo de cobrança judicial.  

4º Passo

Por fim, no quarto passo, você deverá definir os canais utilizados para a cobrança. 

Assim como você não abordaria um caminhoneiro pelo e-mail para realizar a cobrança, talvez a abordagem telefônica não seja a mais adequada para uma revendedora. 

Conhecer o seu público é fundamental para definir os canais adequados para realizar essa abordagem, que pode incluir e-mails, mensagens de WhatsApp, ligações telefônicas e SMS.

Conclusão

Como vimos até aqui, a criação e implementação de uma régua de cobrança pode não ser um processo fácil, mas é essencial para garantir a proteção contra a inadimplência e agilizar a recuperação de valores inadimplidos. 

Utilizando uma régua de cobrança, é viável alcançar um controle mais eficaz das finanças, diminuir despesas e aprimorar o gerenciamento das cobranças. 

Dessa forma, a implementação da régua de cobrança se torna crucial para todas as organizações que efetuam vendas a prazo.

Se você gostaria de obter suporte especializado na estruturação da sua estratégia de cobrança, a Bravo Medina e Advogados pode te ajudar. 

Com um time de mais de 30 especialistas, o escritório atende em diversas regiões do país, incluindo os maiores players do mercado de pneumáticos. 

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